Poste temporaire syndiqué ou syndicable non syndiqué

#111931


Identification de l'employeur
INSTITUT DE RECHERCHE DU CENTRE UNIVERSITAIRE DE SANTÉ MCGILL
 
Région : Partenaires du réseau montréalais 

Identification des besoins
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) POUR LA DIVISION DE REDÉPLOIEMENT
 
Statut : Temps complet  Durée : (non applicable) 
Salaire : Salaire annuel entre
36 363,00$ et 42 660,00$
Affichage : du 22 avril 2013
au 5 mai 2013
Quart : jour 
 
Mandat :
SOMMAIRE DU POSTE :
Sous la supervision directe du directeur de la division de Redéploiement, le (la) titulaire du poste offre un soutien administratif au directeur, gestionnaires et professionnels de la division. Les responsabilités incluent également l’assistance lors de la préparation du budget et le suivi de comptes.

FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS:

• Rédaction, dactylographie, préparation et transmission de correspondance et de rapports variés, mettre à jour l’agenda;

• Validation et transcription de courriels, lettres et documents;

• Assistance à la préparation et la vérification de budgets variés et gestion de dossiers spécifiques;

• Suivi de comptes et réconciliation de rapports périodiques, assure les paiements et procède au remboursement;

• Compilation de données provenant de diverses sources, préparation de rapports d’analyse et communication des résultats aux gestionnaires concernés. Responsabilité de la préparation de présentations à divers groupes/réunions cibles.

• Gestion de la logistique des réunions, tant à l’interne qu’à l’international : réservation des salles de conférence à l’interne/à l’externe, service de traiteur, etc.;

• Coordination et présence aux réunions, préparation de l’ordre du jour, de la documentation et tenue des procès-verbaux. Assure les suivis;

• Prépare les documents en ce qui à trait au mouvement de personnel (ajout, fin d’emploi, changement de salaire, statut, etc.). Complète les feuilles de temps pour le personnel du service;

• Réception et répartition des appels, des courriels et du courrier entrants; Répond aux courriels lorsque requis. Redirige les requêtes à la division appropriée;

• Fait office de liaison entre le personnel et le directeur du service;

• Coordination des arrangements pour les voyages professionnels;

• Création et tenue d’un système de classement;

• Remplacement pour les tâches de la réception (base de rotation);

• Responsabilité des fonctions administratives telles que la photocopie, l’impression, la télécopie, les services de messagerie, etc., au besoin;

• Commande de fournitures et organisation des aires communes;

• Autres tâches tels qu’assignées.
 
Exigences :
• DEC en technologie de systèmes de bureau ou domaine connexe
• Trois (3) années d’expérience connexe dans l’exercice de responsabilités similaires
• La connaissance de la comptabilité est un atout
• Degré élevé d’exactitude et d’habiletés analytiques
• Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et Lotus Notes
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé
• Très bonnes habiletés de communication verbale et écrite
• Excellentes habiletés organisationnelles et interpersonnelles
• Grande rigueur et discrétion primordiale
• Rapidité dans l’exécution de tâches

Contact
Institut de recherche du centre universitaire de santé Mcgill
http://cusm.ca/research-institute-careers/dashboard
Tél :
Télécopieur :
Courriel :

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