| AGENT(E) ADMINISTRATIF(IVE) CLASSE 2 - SECTEUR SECRÉTARIAT |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
5 jour(s) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
17,40$ et 20,96$
(Selon expérience et scolarité) |
Affichage : |
du 13 mai 2013
au 24 mai 2013 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
LIBELLÉ ET EXIGENCES DE LA CONVENTION COLLECTIVE :
Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.
Elle accomplit des travaux de secrétariat selon des méthodes et procédures établies ou qu’elle modifie, selon les besoins. Elle exerce de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et à l’utilisation de la bureautique.
Elle prépare et saisit à l’ordinateur des lettres et documents. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.
Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur administratif.
DESCRIPTION SOMMAIRE :
Sous l’autorité de la personne supérieure immédiate, la personne titulaire du poste assure au chef du programme Aîné – Point de services Montréal/Laval et au personnel syndiqué et non syndiqué sous sa supervision directe, l’assistance et le soutien administratif nécessaires à l'accomplissement de leurs différents mandats.
Elle réalise la rédaction, la correction, le traitement et la diffusion de divers documents et en assure le suivi.
Elle répond aux demandes d’informations relevant du programme Aîné – Point de services Montréal/Laval.
Elle accueille les usagers et usagères et les visiteurs et visiteuses.
FONCTIONS :
1. Rédige, complète ou tient à jour, selon le cas et suivant certaines consignes, divers documents, incluant la correspondance de routine, et en assure la reproduction et le suivi, si nécessaire.
2. Reçoit le courrier et en assure la distribution et les suivis nécessaires.
3. Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation, la destruction et le classement des documents, dossiers, et informations obtenues dans l’exercice de ses fonctions, le tout conformément aux lois, et selon la politique globale de sécurité des actifs informationnels et les politiques de gestion documentaire, incluant le calendrier de conservation.
4. Assure le suivi des communications, informations et demandes et transmet les renseignements selon les caractéristiques du programme Aîné – Point de services Montréal/Laval.
5. Participe à la tenue de l’agenda de la personne supérieure immédiate ou de son équipe de travail et fait les rappels, le cas échéant.
6. Rédige l’ordre du jour et les comptes rendus des réunions ou comités où elle est appelée à agir en tant que secrétaire, obtient les commentaires et effectue les suivis qui en découlent.
7. Agit à titre de personne ressource auprès de son équipe de travail concernant l’utilisation des logiciels qu’elle maîtrise.
8. S’assure du maintien de l’inventaire des fournitures nécessaires à son travail et à celui des membres de son équipe de travail.
9. Accueille et oriente les personnes qui se présentent au programme Aîné – Point de services Montréal/Laval.
10. Vérifie les relevés de présence des membres de son équipe de travail et informe la personne supérieure immédiate des irrégularités qu’elle a notées.
11. Participe aux réunions ou comités où sa présence est requise.
12. Détermine, valide au besoin et applique les changements et les modifications dans ses processus et méthodes de travail, conformément aux politiques et procédures en vigueur.
13. Assure le maintien et le développement de ses compétences.
14. Exécute toute autre fonction à la demande de la personne supérieure immédiate.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES :
15. Traite les informations relatives aux assignations et références au programme Aîné - Point de services Montréal/Laval, selon les procédures établies.
16. Agit à titre de personne ressource pour le système d’information clientèle.
17. Soutient le personnel ayant une déficience visuelle de son équipe de travail dans l’exécution de certaines tâches.
18. Peut assurer sur une base ponctuelle le remplacement partiel de la personne détentrice du poste 0000-5315-007 (Aîné Montréal/Laval). |
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| Exigences : |
FORMATION ACADÉMIQUE ET EXPÉRIENCE
Doit détenir un diplôme de fin d’études secondaires avec option secrétariat et au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente.
OU
Doit détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de secrétariat ou de bureautique et deux (2) ans d’expérience en secrétariat.
EXIGENCES ADDITIONNELLES DU POSTE :
Très bonne connaissance des règles de la langue française.
Bonne maîtrise du niveau de base de Word.
Connaissance de base du niveau intermédiaire de Word.
Très bonne connaissance du niveau de base d’Excel.
Bonne connaissance du courrier électronique.
Connaissance du fonctionnement du programme Aîné – Point de service Montréal/Laval, un atout.
Connaissance du système de gestion documentaire, un atout.
Connaissance du logiciel de transcription braille, un atout.
Connaissance du système d’information clientèle, un atout.
HABILETÉS DEMANDÉES :
Autonomie, capacité d’accueil, très bonne communication écrite et orale, courtoisie, discrétion, flexibilité, initiative, sens de l’organisation, souci du détail, tolérance au stress, travail d’équipe. |
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