Poste permanent syndiqué ou syndicable non syndiqué

#131512


Identification de l'employeur
Ministère de la Santé et des Services sociaux - Montréal
 
Région : Partenaires du réseau montréalais 
Lieu de travail : Québec 

Identification des besoins
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT
 
Statut : Temps complet  Durée : (non applicable) 
Salaire : Classe Affichage : du 5 mars 2015
au 13 mars 2015
Quart : jour 
 
Mandat :
EMPLOI À COMBLER DANS LE CADRE DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA LOI MODIFIANT L’ORGANISATION ET LA GOUVERNANCE DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX
(ADOPTION DU PROJET DE LOI 10)

APPEL DE CANDIDATURE


Ministère de la Santé et des Services sociaux :
Possibilité de carrière au sein de la Direction générale des finances, immobilisations et budget. Direction de la logistique et des équipements. Un poste est disponible.

Lieu de travail :
1005, chemin Ste-Foy 7e étage, à Québec.

Attributions :
Sous l’autorité de la directrice, réaliser les travaux de secrétariat requis par celle-ci et par les professionnels de la direction. Réviser les textes et documents produits. Assurer le cheminement des documents en signature auprès de la directrice. Gérer l’agenda de la directrice, voir à l’organisation de ses déplacements et effectuer diverses activités lors de la tenue de réunions. Enregistrer le courrier et la correspondance de la directrice, en assurer le suivi auprès des personnes concernées. Effectuer le suivi des engagements budgétaires et de l’assiduité. Recevoir les appels téléphoniques. Procéder au classement des documents.

Principaux mandats :

Assurer le secrétariat en :
Réalisant, à l’aide d’appareils bureautiques et à partir de plusieurs logiciels, divers travaux tels que rapports, lettres, notes de service, tableaux et autres documents;
Conseillant le personnel sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire;
Révisant les documents préparés par le personnel pour qu’ils soient conformes aux normes établies;
Assurant le cheminement et le suivi des documents en signature auprès de la directrice.
Afin de supporter la direction dans la production de tous les documents.

Gérer l’agenda de la directrice en :
Prenant les rendez-vous et les plaçant à l’agenda;
Assumant les opérations logistiques en vue de ses déplacements;
Réservant les salles de réunion, procédant aux convocations et à la préparation de la documentation requise.
Afin que celui-ci puisse répondre à ses engagements.

Procéder à l’enregistrement et au suivi du courrier et de la correspondance en :
Assumant la responsabilité du courrier et en acheminant la correspondance aux personnes concernées;
Tenant à jour un registre chronologique.
Afin de pouvoir, en tout temps, identifier leur localisation.

Effectuer les tâches relatives au budget et à l’assiduité en :
Analysant les demandes de paiement des factures et les acheminant aux personnes concernées;
Analysant les demandes de remboursement des comptes de dépenses de la directrice, du personnel et des membres des divers comités ou groupes de travail et en complétnat les demandes de paiement;
S’assurant que le personnel a fourni les documents d’assiduité.
Afin de supporter le personnel dans ces activités.

Classer les documents en :
Tenant à jour un registre chronologique papier des états de situation produits par la direction ou auxquels il a collaboré;
Respectant les normes de classement édictées pour la conservation des documents.
Afin d’assurer la pérennité de l’information.

S’acquitter de toutes tâches compatibles avec les attributions de l’emploi en:
Accueillant les visiteurs; recevant et acheminant les appels téléphoniques et donnant, lorsque requis, les informations pertinentes aux interlocuteurs;
Assurant le suivi des demandes de documents par les personnes ou groupes externes;
Assurant les activités logistiques des différents comités pilotés par la directrice en organisant les rencontres mensuelles, en produisant et acheminant les avis de convocation et compte rendu, effectuant la réservation des salles de réunion ainsi que la réservation des repas.

Qualités recherchées :
Le titulaire doit être très vigilant au regard de la qualité des documents produits sous l’autorité de la directrice.
Le titulaire doit démontrer de la créativité et de l’initiative dans la production de documents de diverses natures. Il conseille les professionnels dans la présentation de leurs rapports, tableaux, notes, lettres. Il leur soumet des propositions ou des solutions originales pour assurer la clarté du message à véhiculer. Il doit faire preuve d’un bon jugement et manifester un sens aigu du service à la clientèle. De plus, il doit demeurer attentif et concentré dans l'accomplissement de ses tâches.

Profil recherché :
Maîtrise de la langue française écrite.
Excellente connaissance des logiciels usuels: Word, Excel, Power Point, Lotus Notes.
 
Exigences :
Informations :
La personne choisie doit être une ou un employé permanente ou permanent du réseau de la santé et des services sociaux, (détenir un poste, personne salariée à temps complet ou temps partiel);
ET :
 Posséder un classement équivalent(1) à celui du poste offert. La personne dont le classement est différent mais dont l'échelle de traitement est similaire(2) est également admissible.
ET IL EST À NOTER :
 Qu'à l'issue du processus de sélection, les personnes choisies se verront offrir un poste régulier au sein du ministère de la Santé et des Services sociaux;
 Qu'au moment de l’embauche, les conditions de travail et échelles de traitement applicables seront celles de la fonction publique;
 Qu’en raison du contexte budgétaire, aucun frais lié à un déménagement, frais de séjour ou de déplacement entre le lieu de résidence et le lieu de travail ne sera remboursé.

N.B. : (1) Catégorie d’emploi : Emplois de bureau
N.B. : (2) Échelle salariale au 1er avril 2014 de la classe d’emploi d’agente ou d’agent de secrétariat (corps d’emplois 221) est de 33 001, 00 $ à 41 822, 00 $.

Période d’inscription :
Du 5 au 13 mars 2015.

Informations sur les attributions du poste :
Madame Caroline Imbeau 418 266-5835.

Informations générales :
Madame Mélanie Giguère 418 266-8726

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à :

Madame Sarah Lévesque
Service conseil en gestion des personnes
Direction des ressources humaines
Ministère de la Santé et des Services sociaux
1075, chemin Sainte-Foy, 2e étage
Québec (Québec) G1S 2M1
sarah.levesque@msss.gouv.qc.ca

Contact
Madame Sarah Lévesque
Direction des ressources humaines
1075, chemin Sainte-Foy, 2e étage
Québec (Québec)
G1S 2M1
Tél : 418-266-8710
Télécopieur : 418-266-8730
Courriel : sarah.levesque@msss.gouv.qc.ca

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