| TECHNICIENNE OU TECHNICIEN EN ADMINISTRATION (TECH-2015-10) |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Salaire annuel entre
33 810,00$ et 50 283,00$ |
Affichage : |
du 12 novembre 2015
au 27 novembre 2015 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Contexte
L'INESSS a pour mission de promouvoir l’excellence clinique et l’utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l’Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux personnels. Afin de réaliser sa mission, l’INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau ainsi que celles des patients et des bénéficiaires. Il rassemble les savoirs et les savoir-faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l’amélioration des soins et des services à la population.
La Direction des services sociaux (DSS) de l’INESSS aborde les thématiques touchant l’ensemble des programmes reliés aux services sociaux et à la réadaptation, soit la déficience intellectuelle et les troubles du spectre de l’autisme (DI-TSA), la déficience physique (DP), les dépendances, les jeunes en difficulté (JED), les services de soutien à l’autonomie des personnes âgées (SAPA), les services sociaux généraux ainsi que la performance clinique associée à ces thématiques.
Sommaire des responsabilités
Le titulaire du poste assiste la directrice dans le fonctionnement administratif de la direction des services sociaux. Il est appelé à réaliser divers travaux techniques reliés à la production de sa direction et coordonne à cette fin les activités du personnel de soutien. Il voit aux relations internes et externes de la direction et assure la bonne marche des opérations courantes.
Le titulaire du poste rend compte de l’exécution des tâches qui lui sont confiées. Il est autonome dans l’organisation de son travail et prend les moyens requis pour répondre adéquatement aux attentes de la directrice.
La personne pourrait également être appelée à collaborer avec les autres directions de l’INESSS dans la réalisation de mandats communs.
Responsabilités spécifiques
Volet mise en place et développement administratif de la direction
• soutient la directrice dans la réalisation de ses fonctions (développement et mise en place d’outils de suivi, modèles, etc.);
• collabore à l’implantation de nouveaux procédés de gestion et en assure la mise en place;
• identifie les situations problématiques entravant la bonne marche des activités de la direction et propose des solutions;
• assure la coordination des communications avec le MSSS, les instituts universitaires et les coordonnatrices de la direction.
Volet suivi des projets
• développe des outils de suivi de gestion, en collaboration notamment avec la direction des services administratifs (Logibec, RH, RF, etc.);
• recueille, saisit et compile les données relatives aux projets et priorités de travail du plan d’action annuel de la direction des services sociaux;
• traite les demandes d’honoraires des chargées de projets, experts, etc.;
• effectue le suivi des activités des médecins experts (banque RAMQ);
• effectue un bilan périodique des dépenses en relation avec les prévisions budgétaires;
• prépare une analyse des écarts budgétaires ainsi qu’une projection des résultats annuels.
Volet soutien à la coordination du secrétariat
• agit à titre de personne ressource auprès de l’équipe de la direction et répond aux demandes;
• initie les nouvelles agentes de secrétariat au travail, dirige l’équipe de soutien, répartit le travail et vérifie l’exécution.
Volet soutien administratif
• tient l’agenda de la directrice;
• coordonne les travaux relatifs à la préparation des rencontres de travail et achemine la documentation aux participants;
• organise la tenue des rencontres de la directrice (réservation de salle, visioconférence, etc.);
• réalise divers travaux tels que rapports, lettres, notes de service, tableaux et autres documents;
• collabore à la réalisation de dossiers spéciaux et effectue des travaux techniques tels que compilations de données, tableaux, etc.;
• révise et met en page les documents produits par la direction;
• assure la mise à jour des listes des comités, collaborateurs, partenaires, etc.
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| Exigences : |
• diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou en secrétariat;
• minimum de cinq années d’expérience dans un poste similaire;
• excellente connaissance du français;
• maîtrise de la suite Office - niveau avancé (Word, Excel, PowerPoint);
• bonne connaissance d’autres logiciels : Microsoft Project, Microsoft Access, Acrobat Adobe Pro, logiciel bibliographique EndNote, Skype, navigateurs Web, Lotus Notes, Beam your screen;
• bonne connaissance des plateformes de collaboration électronique (p. ex. Wiki).
Profil recherché
• initiative, sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités;
• aptitude à travailler en équipe;
• capacité à créer et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses;
• bon jugement, rigueur et créativité;
• discrétion;
• dynamisme et capacité d’adaptation;
• gestion personnelle du stress et capacité à travailler en situation d’urgence;
• polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément).
Pour accomplir sa mission, l’INESSS doit compter sur du personnel hautement qualifié. En plus de posséder une grande expertise, les employés de l’INESSS réalisent leurs tâches avec rigueur. La communication du savoir étant au cœur de notre mission, les employés de l’INESSS maîtrisent le français parlé et écrit.
Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae et une lettre de présentation à la Direction des services administratifs et du secrétariat général, Secteur des ressources humaines (courriel : drh@inesss.qc.ca) avant 16 h 30 le 27 novembre 2015.
Veuillez noter que le masculin désigne ici à la fois les hommes et les femmes et que son emploi vise uniquement à faciliter la lecture de ce texte. L’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles et ethniques à présenter leurs candidatures. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si nous communiquons avec vous relativement à une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez nous faire part de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises afin de vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptations seront traités confidentiellement.
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