Poste temporaire syndiqué ou syndicable non syndiqué

#144552


Identification de l'employeur
Institut national d'excellence en santé et en services sociaux
 
Région : La Capitale-Nationale 
Lieu de travail : 2535, boulevard Laurier, 5e étage, Québec 

Identification des besoins
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT
 
Statut : Temps partiel (21.0 heures/semaine)  Durée : (Emploi occasionnel d'un an) 
Salaire : Salaire annuel entre
33 830,00$ et 42 876,00$
(Selon échelle de 35 heures)
Affichage : du 18 juillet 2016
au 8 août 2016
Quart : jour 
 
Mandat :
Contexte
L'INESSS a pour mission de promouvoir l’excellence clinique et l’utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l’Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux. Afin de réaliser sa mission, l’INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau ainsi que celles des patients et des usagers. Il rassemble les savoirs et les savoir faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l’amélioration des soins et des services à la population.

Sommaire des responsabilités
Sous la responsabilité de la directrice du médicament, le titulaire du poste assure le soutien administratif des professionnels qui lui sont attitrés. La personne accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies ou qu’elle adapte, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat, à l’utilisation de la bureautique ainsi qu’à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques. Elle s’assure de la qualité des documents officiels, tant au niveau du français que de leur présentation.

Responsabilités spécifiques
• Soutenir les professionnels dans la réalisation de leur mandat (préparation de documents, relecture, correction, mise en page, etc.)
• Veiller à la logistique des rencontres des membres de l’équipe avec les partenaires internes et externes (validation des disponibilités, convocations, réservations de salles et sites de visioconférence, préparation du matériel et des documents)
• Réviser les textes et les documents produits par les professionnels de la direction
• Assister à certaines réunions, effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus, lorsque requis
• Développer et mettre en place, de concert avec les autres agentes de secrétariat, un système de classement et de tenue des fichiers de travail (papiers et électroniques)
• Effectuer l’inscription des professionnels aux activités extérieures et aux réservations d'hébergement et de transport
• Recevoir et assurer le suivi des communications téléphoniques, écrites et électroniques
• Assurer les tâches liées au bon fonctionnement de l’équipe (photocopies, numérisation des documents, gestion du courrier, réclamation des dépenses, réponses aux demandes courantes d’information, commandes de fournitures, etc.)
• Collaborer avec les autres directions dans la préparation d’activités ou de divers dossiers
• Préparer les envois de correspondance par courrier ou par courriel selon les demandes
• Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat
 
Exigences :
Exigences
• Détenir un diplôme d’études secondaires. Un diplôme d’études collégiales complété avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée constitue un atout
• Avoir un minimum de trois années d’expérience dans un poste similaire
• Posséder une excellente maîtrise du français
• Maîtriser l’anglais parlé et écrit constitue un atout

Connaissances en informatique
• Maîtrise avancée des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Access)
• Connaissance d’autres applications comme : Beam your screen, Skype, navigateurs Web, logiciel bibliographique EndNote et courrier électronique Lotus notes sera considéré comme un atout. Une formation en cours d’emploi pourra être offerte

Profil recherché
• Initiative, sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à créer et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses
• Rigueur, bon jugement et créativité
• Faire preuve de discrétion
• Dynamisme et capacité d’adaptation
• Gestion personnelle du stress et capacité à travailler en situation d’urgence
• Polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément)


Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae et une lettre de motivation à la Direction des services administratifs et du secrétariat général, Secteur des ressources humaines (courriel : drh@inesss.qc.ca) avant 16 h 30 le 8 août 2016.

Veuillez noter que le masculin désigne ici à la fois les hommes et les femmes et que son emploi vise uniquement à faciliter la lecture de ce texte. L’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles et ethniques à présenter leur candidature. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si nous communiquons avec vous relativement à une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez nous faire part de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises afin de vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptations seront traités confidentiellement.

Contact
Madame Cynthia St-Pierre, technicienne principale aux ressources humaines
2535, boulevard Laurier, 5e étage
Québec QC G1V 4M3
Tél : 418-643-1339 p.18494
Télécopieur :
Courriel : cynthia.st-pierre@inesss.qc.ca

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