AGENT(E) ADMINISTRATIF(IVE) CLASSE 2 |
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Statut : |
Temps partiel (3.0 jour(s)/semaine) |
Durée : |
(Journées travaillées: Mardi, Mercredi et Vendredi) |
Salaire : |
Taux horaire entre 18,20$ et 21,91$ |
Affichage : |
du 20 septembre 2016 au 5 octobre 2016 |
Quart : |
jour |
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Mandat : |
NOTEZ QUE LE LIEU DE TRAVAIL EST À MONT-LAURIER
SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Le (la) titulaire du poste exerce des fonctions à caractère administratif. Il (elle) travaille sous la supervision du chef de service à la direction de la santé publique, santé au travail et l'assiste dans l'exercice de ses fonctions. Il (elle) effectue principalement des travaux de secrétariat, soit du traitement de texte à partir de brouillons ou selon un canevas ou des consignes générales. Il (elle) participe au traitement des demandes relevant du programme Pour une maternité sans danger. Il (elle) répond au téléphone et accueille la clientèle qui s'adresse à elle dans le cadre du programme de Santé au travail. Il (elle) assure l'ouverture et le classement des dossiers. Il (elle) traite le courrier et rédige la correspondance de routine. Il (elle) prépare les commandes des fournitures médicales et de bureau.
DESCRIPTION DU POSTE
- Effectue, pour le chef de service et les équipes multidisciplinaires, le traitement de texte de l'ensemble des documents pour diffusion à l'externe: Programme de santé spécifique à l'Établissement (PSSE) et leur mise à jour, rapports environnementaux, lettres, outils pour l'information, la formation et la promotion de la santé;
- Saisit les données dans les systèmes d'informations en santé au travail (SISAT);
- Participe aux demandes relatives au PMSD: recevoir les demandes, effectue la recherche des données nécessaires à leur enregistrement, les saisir dans le logiciel approprié, envoyer les études de poste pour recommandation médicale, les photocopier et le poster aux personnes concernées, compléter les données et classer les dossiers;
- S'assure de la qualité du français des documents rédigés par l'ensemble des membres de l'équipe;
- Assure le bon fonctionnement du centre de documentation du service;
- Assiste aux réunions de service et rédige les comptes rendus. Assure les suivis administratifs des décisions prises lors de ces réunions;
- Procède à l'ouverture des dossiers informatiques et physiques, les classent et voit à la conservation règlementaire de ceux-ci;
- S'occupe du bon fonctionnement des équipements du service (photocopieur, télécopieur, imprimantes, ordinateurs) et voir à l'achat du matériel requis pour le bon fonctionnement.
- Contrôle les activités liées à la distribution du courrier interne et externe du service;
- Collabore à l'orientation du nouveau personnel et supervise les stages en secrétariat;
- Vérifie, prévoit des quantités suffisantes pour les fournitures médicales et de leur bureau : prépare les réquisitions internes et les faits autoriser par le supérieur immédiat, envoie les commandes, les reçoit, les range et consigne les données dans un cartable à cette fin;
- Assure le bon fonctionnement du système téléphonique et supporte les utilisateurs;
- Administre l'argent de la petite caisse;
- Contribue à l'amélioration continue du programme;
- Capacité de travailler en équipe multidisciplinaire
APTITUDES ET HABILETÉS
- Capacité à transiger avec différents partenaires (approche-client);
- Flexibilité;
- Autonomie et initiative. |
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Exigences : |
- Diplôme de secondaires V (DES) ou diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat;
- Expérience d'au moins un an;
- Connaissance des logiciels de bureautique: Windows, Word, Excel et Lotus Notes;
- Bonne maîtrise du français parlé et écrit. |
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