| SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS |
| |
| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(Indéterminée) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
22,77$ et 42,04$ |
Affichage : |
du 19 septembre 2016
au 3 octobre 2016 |
| Quart : |
jour |
| |
| Mandat : |
Sous la direction de la chef de service Enseignement et l’autorité fonctionnelle de la direction départementale, le spécialiste en procédés administratifs aura comme rôle d'assister les directeurs des départements de médecine et de chirurgie à la FMSS (Faculté de médecine et des sciences de la santé), dans ses tâches administratives. À ce titre, il contribuera à la gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles ainsi qu'à la gestion des activités du département, notamment l’amélioration continue de la qualité des processus concernant les professeurs et les équipes professorales.
GESTION DES ACTIVITÉS DU DÉPARTEMENT
*Assister les directeurs dans la planification stratégique (orientations) et opérationnelle (plans d’action) des activités et développements du département
*Assister les directeurs dans la préparation des activités et réunions départementales.
*Participer à diverses réunions (comité de direction, conseil départemental, assemblée départementale, assemblée PTU-SMUS, rencontre statutaire avec le directeur, réunion médico-administrative, réunion des PTU, comité de leadership, comité de coordination, comité exécutif, comité exécutif élargi, comité de coordination, comité des utilisateurs-aidants, etc.).
*Rédiger des procès-verbaux.
*Présenter les résultats de la comptabilité départementale et le bilan des budgets lors des réunions départementales.
*Conseiller les directeurs sur toutes questions relatives au soutien administratif.
*Voir à l’amélioration continue des processus de gestion
*Suggérer des politiques et procédures administratives. Rédiger des textes, diffuser des informations, assurer leur mise en application et leur mise à jour.
*Effectuer les rencontres administratives avec les nouveaux professeurs.
*Accompagner les comités organisateurs dans l’organisation des journées départementales de formation professorale et les symposiums étudiants.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
*En collaboration avec le Chef de service Enseignement voit à la planification de la main-d’œuvre, sélection, formation et perfectionnement, résolution de conflits, appréciation du rendement, remplacements, vacances et absences, temps supplémentaire, réponse aux demandes particulières/plaintes, etc.
*Assister les directeurs dans l’organisation du travail : répartition des tâches, couverture des services et jumelage, description d’emploi, horaire de travail.
*Gérer les accès des agentes administratives.
*Approuver les relevés de présence des agentes administratives.
*Animer des réunions d'information et de coordination.
GESTION FINANCIÈRE
*Budgets et fonds départementaux
*Élaborer les prévisions budgétaires et tenir à jour les budgets.
*Approuver les dépenses et contrôler leur imputation.
*Accompagner certains membres du département dans la gestion de leurs budgets (directeurs de service, directeur de la recherche, chercheurs, étudiants).
*Effectuer le lien entre la Société des médecins de l’Université de Sherbrooke (SMUS) et la direction du département/professeurs.
*Produire un bilan financier annuel.
*Facturer des dépenses aux professeurs d’enseignement clinique.
Plan de pratique
*Accompagner les professeurs dans le processus de validation des unités académiques (UA) d’enseignement et de recherche.
*Coordonner le processus de la collecte d’informations pour la reconnaissance de la contribution des professeurs (UA de gérance, UA mission académique, CRMUS, rayonnement, fonds de développement facultaire et départemental).
Comptabilité départementale
*Effectuer les simulations financières pour les professeurs des départements.
*Suggérer et appliquer des critères et méthodes de répartition des surplus.
*Rencontrer les professeurs des départements pour discuter de leur comptabilité départementale, par exemple, l’explication des montants de leur surplus, les avances mensuelles et leur compte de dépense professorale
Coordonner le processus de répartition annuelle du fonds de développement facultaire départementale
*S’assurer de la cohérence entre l’appropriation annuelle et les données du rapport de comptabilité départementale (au besoin).
Compte de dépenses professorales
*Gestion des comptes de dépenses professorales.
*Produire périodiquement un rapport de suivi aux professeurs.
GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET INFORMATIONNELLES
*Planifier l’acquisition et l’entretien des équipements de bureau : appareils, mobilier, parc informatique, logiciels.
*Effectuer la gestion des locaux facultaires attribués aux départements.
|
| |
| Exigences : |
PROFIL RECHERCHÉ :
Capacité à manœuvrer dans un environnement complexe, à cerner rapidement les enjeux-clés
Être reconnu pour la qualité de ses relations interpersonnelles
Capacité d'influence, d'analyse et résolution de problèmes axées sur l'atteinte des résultats
Capacité d’établir des priorités
Capacité d'organisation
Sens de l'innovation
Polyvalence
Autonomie
EXIGENCES :
*Détenir un diplôme d'études universitaire de trois (3) ans en sciences de l'administration, option management
*Détenir un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente en gestion des ressources humaines et/ou en gestion budgétaire
*Avoir une bonne connaissance et expérience du milieu universitaire, de la recherche et du milieu clinique
*Avoir une très bonne aisance avec les outils informatiques et la suite Office, particulièrement Word et Excel;
Assignation: MD Chirurgie
Lieu de travail: Ex-établissement: CHUS
Seules les personnes retenues seront contactées.
Pour faciliter votre intégration au CIUSSS de l'Estrie – CHUS, nous vous inviterons à une journée d'accueil et d'intégration.
Nous vous remercions de votre intérêt. Au plaisir de vous rencontrer !
Le CIUSSS de l'Estrie-CHUS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités ethniques et visibles, et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Sur demande, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
|
|
