| AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) - CLASSE 3 (SOIR) |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
18,24$ et 21,02$
(Horaire de travail 13h00 à 21h00) |
Affichage : |
du 20 février 2019
au 6 mars 2019 |
| Quart : |
soir |
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| Mandat : |
DESCRIPTION SOMMAIRE (responsabilités générales)
Sous l'autorité du chef du service de l’accueil, archives et communication, le titulaire du poste accueille les usagers et
les visiteurs et leur donne des renseignements d'ordre général; il reçoit et transmet les messages et les appels téléphoniques.
Il peut exécuter un travail de bureau concernant son occupation.
Prendre connaissance et appliquer les politiques et procédures, ainsi que les directives qui lui sont transmises par sa supérieure immédiate.
FONCTIONS OU RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
- Prendre connaissance de courriels Lotus notes et du fichier « Suivi à l’accueil ».
- Recevoir les appels téléphoniques et transmettre les messages de façon courtoise tout en respectant la confidentialité et diriger avec
diligence et courtoisie tous les appels d'urgence aux personnels concernée.
- Accueillir et orienter les clients et les visiteurs. S’ils doivent attendre, les inviter à s’asseoir à l’entrée principale.
Surveiller les entrées et les sorties des visiteurs, si l’un d’eux semble suspect, en informer l’agent de sécurité.
- Inviter les visiteurs à se laver les mains à leur entrée et à leur sortie.
- S’assurer que les visiteurs s’inscrivent à leur entrée et à leur sortie et ce, en tout temps.
- Connaître et appliquer la procédure du plan d’opération relatif au système d’alarme incendie.
FONCTIONS OU RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
remettre une carte d'identité, selon le titre d'emploi.
- Vérifier les modèles des formulaires attitrés et s’assurer du nombre de photocopies.
- Faire des montages de chemises et pochettes d’admission vierges sur demande
- Transcrire sur traitement de texte des lettres, des rapports, des tableaux et autres documents.
- Transmettre toutes informations pertinentes au quart de travail suivant.
- Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.
FONCTIONS PARTICULIÈRES - POSTE DE SOIRÉE 13H-21H
Quotidiennement
- Lors d’un transfert à l’interne, embosser la carte bleue de ce résident et préparer les étiquettes de chambre.
- Faire les transferts de programme à Sicheld à la réception du courriel de la travailleuse sociale et vérifier s’il y a erreur de programme
lors des transferts de chambre.
- Imprimer et vérifier les listes produites par Sicheld.
- Registre des mouvements et déposer une copie au pigeonnier du chef des services techniques.
- Code d’évacuation pour les résidents du CHSLD et les résidents de la R.I. Harmonie Nature.
- Produire les listes « Code d’évacuation » et placer dans le porte-document sous le panneau du système d’alarme
- S’assurer de la conformité des données inscrites dans Sicheld et SiHeberge ainsi qu’avec le billet « Contrôle des mouvements dans l’établissement ».
- Classer par période les « Registre des mouvements » (Sicheld et SiHeberge)
- Faire les entrées de données pour la compilation du rapport annuel.
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| Exigences : |
EXIGENCES
- Formation académique:
- Détenir un diplôme de fin d'études secondaires.
Habilités personnelles:
- Axée sur le service à la clientèle ;
- Grande facilité à travailler en équipe ;
- Bonnes relations interpersonnelles ;
- Capacité de prioriser son travail ;
- Entregent ;
- Discrétion, courtoisie et respect de la confidentialité ;
Habilités Particulières :
- Connaissance du système téléphonique.
- Connaissance informatique « Word, Excel » de base exigée.
- Connaissance de Sicheld et SiHeberge serait un atout. |
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