| TECHNICIEN OU TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION (SECRÉTAIRE DE DIRECTION ADJOINTE AU CONTINUUM SOCIAL JEUNESSE) |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
22,23$ et 29,05$ |
Affichage : |
du 15 avril 2019
au 29 avril 2019 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
CISSS des Laurentides
Considéré comme le plus grand employeur des Laurentides, le CISSS des Laurentides regroupe plus de 80 installations en santé et services sociaux. Composé d’une grande famille d’experts au service de la population, le réseau se veut multidisciplinaire, ouvert, avant-gardiste et offrant de multiples possibilités de carrières.
Ici, le patient est au cœur de la vision de l’organisation. Avec les technologies mises en place, les professionnels du réseau sont en mesure de mieux communiquer, partager l’information et jumeler leurs expertises pour desservir chaque patient à un niveau supérieur.
Le CISSS des Laurentides se définit comme un milieu de travail humain, branché, flexible et novateur dans un environnement permettant une qualité de vie exceptionnelle. Propre au CISSS, le programme Branchés Santé est une démarche organisationnelle structurée visant la santé et le mieux-être du personnel. Il est axé sur ces sphères d’activités : les habitudes de vie, les pratiques de gestion, l’équilibre travail-vie personnelle, la prévention environnement de travail.
Travailler dans les Laurentides, c’est aussi bénéficier de tous les avantages de la nature à proximité de la ville. Avec ses paysages à couper le souffle et ses nombreuses activités en plein air, la région est un milieu de vie paisible avec un indice de bonheur élevé. L’endroit idéal pour vivre, se ressourcer, s’épanouir et grandir avec sa famille.
Responsabilités:
Sous l’autorité de la directrice adjointe du continuum social jeunesse, la personne effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction adjointe et voit aux relations internes et externes de celle-ci.
Elle assure le suivi des décisions de la directrice adjointe auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle est appelée à assister la directrice adjointe dans les dossiers organisationnels ou plus particuliers.
Fonctions générales:
-Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
-Effectue des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, matérielles et à l’organisation du travail;
-Assure le montage de présentation et la documentation requise, nécessaires aux gestionnaires de sa direction adjointe lors de présentations internes et externes;
-Contrôle la qualité et la pertinence du travail administratif du programme et propose des moyens de l’augmenter si jugé opportun ;
-Place les requêtes d’achats sur les formulaires RA et dans le logiciel GRM, les autorise et vérifie l’inventaire de la papeterie;
-Soutien les gestionnaires dans le suivi budgétaire en proposant et tenant à jour des outils de suivis efficaces. Analyse les données et fait ressortir les incohérences ou les problématiques ;
-Travaille en étroite collaboration avec l’attachée de direction et l’équipe de direction ;
-Est appelé à superviser et/ou à collaborer à la supervision des stagiaires en bureautique et facilite leur accueil et intégration;
-Peut également soutenir les gestionnaires de la direction adjointe dans le cadre de certains travaux et priorités de la direction.
Fonctions spécifiques:
-Assiste la directrice adjointe dans les mandats qui lui sont confiés;
-Assure la logistique des réunions périodiques de sa direction adjointe (l’organisation, la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et les suivis nécessaires) ;
-Gère les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, dirige les appels et assure les suivis nécessaires ;
-Gère l’agenda de la directrice adjointe (fixe et déplace les rendez-vous en tenant compte des priorités);
-Reçoit et traite le courrier (électronique et postal) de la directrice adjointe, en prend connaissance, obtient les renseignements requis et procède aux réponses complémentaires, l’achemine à qui de droit et assure le suivi. Se charge des questions relevant de ses attributions et rédige sous sa signature la correspondance en réponse à des demandes courantes ;
-Révise les textes soumis afin de s’assurer qu’ils respectent les normes graphiques et vérifie l’exactitude de la syntaxe, de l’orthographe et de la clarté du texte ;
-Tient à jour la liste des vacances de sa supérieure et des gestionnaires de sa direction adjointe;
-Effectue la mise à jour sur l’intranet du bottin téléphonique du CISSS pour tout le personnel de sa direction adjointe ;
-Initie et participe au développement et à l’utilisation des outils disponibles ;
-Tient à jour l’information de sa direction adjointe sur l’intranet et le Répertoire des ressources ;
-Assure les suivis relatifs aux traitements des plaintes dans les délais impartis ;
-S’assure de la conformité des feuilles de temps et des demandes de remboursement pour le personnel-cadre relevant de sa direction adjointe ;
-Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (absences, congés et période de vacances).
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| Exigences : |
Des entrevues auront lieu, vous permettant de faire valoir vos compétences.
-Doit détenir un diplôme de fin d’étude collégiale avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou un certificat d’études collégiales en techniques administratives;
-Doit détenir un minimum de cinq (5) ans d’expérience de secrétariat dont trois (3) auprès d’un cadre supérieur dans les sept (7) dernières années ;
-Excellent capacité de rédaction ;
-Maîtrise de la suite Office (niveau avancé) : Word, Excel et Powerpoint.
Tests requis:
-Français avancé
-Word débutant et intermédiaire
-Excel débutant et intermédiaire
-50 mots/minute
-Test de Powerpoint
*À défaut de répondre à l'exigence prévue, toute autre combinaison de formation et d'expérience pourrait être considérée.
Profil recherché:
-Capacité à gérer les priorités, rapidité et efficacité d’exécution ;
-Sens de l’organisation, rigueur (soucis du détail) et bonnes méthodes de travail ;
-Bonne gestion du stress et capacité de travail sous pression ;
-Sens de l’analyse et bon jugement ;
-Excellente capacités relationnelles, collaboration et travail d’équipe ;
-Disponibilité et flexibilité ;
-Capacité d’adaptation et aisance dans un environnement en constant changement ;
-Orientation client ;
-Diplomatie et respect ;
-Discrétion, capacité à traiter les dossiers de façon confidentielle et loyauté ;
-Autonomie et sens de l’initiative.
Port d’attache:
500, Boulevard des Laurentides, Saint-Jérôme
Remarques :
Participe à l'enseignement et à la formation d'étudiants.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.
Le CISSS des Laurentides applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération. |
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