Poste temporaire syndiqué ou syndicable non syndiqué

#189954


Identification de l'employeur
Institut national d'excellence en santé et en services sociaux
 
Région : Partenaires du réseau montréalais 
Lieu de travail : 2021, avenue Union, 12e étage, Montréal 

Identification des besoins
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT
 
Statut : Temps complet  Durée : 1 an(s)
(Emploi occasionnel – 35 heures par semaine – durée d’un an - Possibilité élevée de renouvellement) 
Salaire : Salaire annuel entre
35 101,00$ et 44 507,00$
Affichage : du 15 juillet 2019
au 16 août 2019
Quart : jour 
 
Mandat :
Contexte
L'INESSS a pour mission de promouvoir l’excellence clinique et l’utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l’Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux personnels. Afin de réaliser sa mission, l’INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau ainsi que celles des patients et des bénéficiaires. Il rassemble les savoirs et les savoir-faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l’amélioration des soins et des services à la population.

Sommaire des responsabilités
Sous la responsabilité de la secrétaire générale et directrice des communications, le titulaire du poste réalise un ensemble de tâches de soutien administratif pour assurer la bonne marche des activités reliées à la planification et à l’organisation du secteur du secrétariat général et du secteur des communications. La personne exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat, à l’utilisation de la bureautique ainsi qu’à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques. Elle s’assure de la qualité des documents officiels, tant au niveau du français que de leur présentation.

De plus, la personne collabore étroitement avec les différentes directions de l’Institut ainsi qu’avec le bureau du PDG dont elle est par ailleurs appelée à assurer le bon fonctionnement en l’absence de son adjointe administrative.

Responsabilités spécifiques
• Soutenir la secrétaire générale et directrice des communications ainsi que les professionnels dans la réalisation de leur mandat (préparation de documents, relecture, correction, mise en page, etc.)
• Veiller à la logistique des rencontres des membres de l’équipe avec les partenaires internes et externes (validation des disponibilités, convocations, réservations de salles et sites de visioconférence, préparation du matériel et des documents)
• Assister à certaines réunions, effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus, lorsque requis
• Développer et mettre en place, un système de classement et de tenue des fichiers de travail (papiers et électroniques)
• Assurer l’inscription de la secrétaire générale et directrice des communications ainsi que des professionnels, aux activités extérieures et aux réservations d'hébergement et de transport, le cas échéant
• Recevoir et assurer le suivi des communications téléphoniques, écrites et électroniques
• Assurer les tâches liées au bon fonctionnement de l’équipe (photocopies, numérisation des documents, gestion du courrier, réclamation des dépenses, réponses aux demandes courantes d’information, commandes de fournitures, etc.)
• Collaborer avec les autres directions dans la préparation d’activités ou de divers dossiers
• Préparer les envois massifs de correspondance par courrier ou par courriel selon les demandes
• Assister l’adjointe administrative du bureau du PDG en fonction des besoins de celui-ci; assurer son remplacement lorsqu’elle est absente

Exigences
• Détenir un diplôme d’études secondaires. Un diplôme d’études collégiales complété avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée constitue un atout important
• Un minimum de cinq années d’expérience dans un poste similaire dont deux ans d’expérience dans le réseau de la santé et services sociaux
• Une excellente maîtrise du français

Connaissances en informatique
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’Outlook
• Connaissance de Visioconférence
• Intérêt particulier pour l'apprentissage des outils bureautiques utilisés par l'équipe (intranet, logiciel de planification d’événements Doodle, application de réservation des sites de visioconférence, logiciel de gestion de projet etc.)

Profil recherché
• Initiative, sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à créer et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses
• Bon jugement, rigueur et créativité
• Faire preuve de discrétion
• Dynamisme et capacité d’adaptation
• Bonne gestion personnelle du stress et capacité de travailler sous pression
• Polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément)

Atouts
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit

Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae et une lettre de motivation à la Direction des services administratifs, secteur des ressources humaines en précisant le numéro de référence BUR-2019-06 (courriel : drh@inesss.qc.ca) avant 16 h 30 le 16 août 2019.

Veuillez noter que le masculin désigne ici à la fois les hommes et les femmes et que son emploi vise uniquement à faciliter la lecture de ce texte. L'Institut national d'excellence en santé et en services sociaux souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles et ethniques à présenter leurs candidatures. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si nous communiquons avec vous relativement à une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez nous faire part de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises afin de vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptations seront traités confidentiellement.
 
Exigences :
• Détenir un diplôme d’études secondaires. Un diplôme d’études collégiales complété avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée constitue un atout important
• Un minimum de cinq années d’expérience dans un poste similaire dont deux ans d’expérience dans le réseau de la santé et services sociaux
• Une excellente maîtrise du français

Contact
Madame Sylvie Alain, direction des ressources humaines
Institut national d'excellence en santé et en services sociaux
2535, boulevard Laurier, 5e étage
Québec (Québec) G1V 4M3
Tél : 418-643-1339
Télécopieur :
Courriel : drh@inesss.qc.ca(plutôt que sylvie.alain@inesss.qc.ca)

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