Poste permanent syndiqué ou syndicable non syndiqué

#191559


Identification de l'employeur
CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes
 
Région : Partenaires du réseau montréalais 
Lieu de travail : CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes 

Identification des besoins
TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION
 
Statut : Temps complet  Durée : (non applicable) 
Salaire : Taux horaire entre
22,23$ et 29,05$
Affichage : du 20 août 2019
au 3 septembre 2019
Quart : jour 
 
Mandat :
Le CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes est un milieu de vie. Par conséquent, le personnel se doit de collaborer activement à l’approche milieu de vie en accompagnant la personne
hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie. La personne titulaire du poste doit démontrer, de façon constante, un comportement adéquat à un milieu confessionnel et adopter les attitudes et comportements correspondant aux valeurs organisationnelles : Justice, Excellence, Compassion, Respect de la vie, Imputabilité.

SOMMAIRE DE LA FONCTION:
Sous l’autorité immédiate de l’adjointe à la Direction des soins et des services cliniques, la
personne est responsable :
 Du fonctionnement administratif et du suivi de l’ensemble des travaux administratifs de la
direction;
 De l’uniformisation des méthodes et des outils de travail administratifs à utiliser dans la
direction.
 Des processus administratifs complexes tels que : le suivi des admissions et des relations avec
les partenaires.
Par ailleurs, elle peut :
 Être appelée à résoudre des problèmes administratifs complexes.
 Voir à la gestion de l’agenda et à la logistique des rencontres de la direction (organisation des
rencontres individuelles et d’équipe ou des rencontres avec les partenaires tant internes
qu’externes).
 Recevoir et assurer le suivi des communications téléphoniques, écrites ou électroniques de la
direction à l’interne et à l’externe.
 Assister l’adjointe à la direction dans ses fonctions et mandats.
 Préparer certains dossiers de la direction, assister à des rencontres, assurer la production des
procès-verbaux ou comptes rendus et voir au respect des échéanciers et des suivis.
 Être appelée à recevoir les visiteurs de la direction.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
 Assure un soutien aux consultants pour l’organisation de leur clinique. Planifie l’agenda
et transmet, par courriel, aux unités de vie la liste des consultations. S’assure que chaque
consultant a une liste à jour des personnes hébergées et des mouvements (transferts
internes, admissions, départs).
 Prépare tous les documents nécessaires à l’unité de vie lors d’une admission (carte
embossée, bracelet, étiquettes d’identifications, formules, pochettes, etc.) et les
achemine à l’unité.
 Enregistre les mouvements des personnes hébergées dans le logiciel Sicheld (rendezvous,
transfert de chambre, hospitalisation, départ définitif vers un autre centre, décès)
et transmet l’information par courriel aux personnes concernées.
 Assure la gestion et le renouvellement des cartes d’assurance-maladie des personnes
hébergées.
 Assiste aux comités où sa présence est requise et en produit les comptes rendus.
 Collabore au suivi des dossiers de la direction.
 Tient à jour un système de classement des documents.
 Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
1. Assure un service de soutien à la Direction des soins et des services cliniques incluant
les trois unités de vie, la conseillère clinique, le chef d’unités et la conseillère en gestion
des risques et milieu de vie, le service de réadaptation (physiothérapie et
ergothérapie) et le service des loisirs.
 S’implique dans la conception, la préparation et la production des dossiers
courants ou plus spécifiques.
 Assure la distribution et le suivi du courrier de la direction, rédige la
correspondance.
 Effectue la gestion documentaire de la direction (réf : manuel de conversation).
 Seconde, pour les tâches cléricales, l’adjointe, la conseillère clinique, la conseillère
gestion des risques et milieu de vie, le chef d’unités, les chefs d’activités, la
travailleuse sociale, la physiothérapeute, l’ergothérapeute et les loisirs entre
autres sur :
 La rédaction, après conception, de politiques et procédures;
 L’ébauche de processus;
 La mise en place de mécanismes et de structures.
 Rédige les documents reliés aux divers programmes de formation : plan,
invitations, etc.
 Coordonne la tenue des réunions familiales des personnes hébergées en
collaboration avec la travailleuse sociale et en assure la logistique.
 Agit à titre de ressource-conseil au niveau de la conception de documents ou
autres.
 Maintient les stocks en fournitures de bureau pour la direction et prépare les
commandes de matériel et de formulaires.
2. Est responsable des admissions : Gère informatiquement les admissions, les départs,
les décès, les mouvements des personnes hébergées et en relaie l’information, en plus
de produire des statistiques périodiques.
 Tient un registre des personnes hébergées à la fois en mode « papier » et
informatisé de tous les mouvements concernant la clientèle et en extrait des
données statistiques.
 Entre toutes les données dans Sicheld .
 À partir du dossier et à la suite de la confirmation d’admission de la part de la
travailleuse sociale, prépare l’admission : (Sicheld , pochette d’accueil, carte,
bracelet, étiquettes, etc.) et produit les rapports ou listes nécessaires aux autres
services de l’établissement. En l’absence de la travailleuse sociale ou d’un chef
d’unité peut être appelée à confirmer une admission.
 Assiste la travailleuse sociale dans la mise à jour de la liste d’attente provenant
de l’Agence de Montréal, ainsi que pour certaines communications.
 Reçoit les appels téléphoniques des établissements et des familles quant à
d’éventuelles admissions. Donne de l’information et réfère au besoin.
3. Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
 Vérifie toutes les factures en provenance d’Urgence Santé et de Transport adapté,
puis les transmet au service de la comptabilité pour fins de paiement.
 Participe à la planification des élections fédérales, provinciales et municipales, s’il
y a lieu.
 Est responsable de la logistique des réservations de salles pour les familles et
pour le personnel de l’établissement.
 
Exigences :
FORMATION ACADÉMIQUE
 Détenir un diplôme de fin d’études collégiales ou une formation équivalente.
 Maîtriser les outils bureautiques Word, Lotus Notes (courrier électronique), Sicheld.
 Posséder une bonne connaissance des autres outils bureautiques utilisés par la direction
(Excel, Power Point).
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Détenir une expérience de trois ans comme secrétaire administrative ou secrétaire-commis senior ou l’équivalent.
COMPÉTENCES TECHNIQUES
Maîtrise de la langue française, parlée et écrite.


Veuillez transmettre votre candidature par courriel à la Directrice des soins et services cliniques, madame Narimen Hemsas, à l’adresse suivante : narimen.hemsas.psj@ssss.gouv.qc.ca
Date limite: 3 septembre 2019, à 16h00

Contact
Direction des ressources humaines
1870, boul. Pie IX
Montréal (Québec)
H1V 2C6
Tél :
Télécopieur :
Courriel : drh@carrefourprovidence.com

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