Poste temporaire syndiqué ou syndicable non syndiqué

#242958


Identification de l'employeur
Institut national d'excellence en santé et en services sociaux
 
Région : Partenaires du réseau montréalais 
Lieu de travail : Emploi en tout ou en partie en télétravail (voir autres renseignements ) 

Identification des besoins
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT (BUR-2021-01)
 
Statut : Temps complet  Durée : 1 an(s) 
Salaire : Salaire annuel entre
35 101,00$ et 44 507,00$
Affichage : du 17 janvier 2022
au 7 février 2022
Quart : jour 
 
Mandat :
Cette offre vise à pourvoir à un emploi occasionnel d’agente ou d’agent de secrétariat au sein de l’INESSS. Le titulaire pourrait être autorisé à réaliser son emploi en tout ou en partie en télétravail, selon certaines modalités (voir la section « autres renseignements »).

Contexte
L'INESSS a pour mission de promouvoir l’excellence clinique et l’utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l’Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux personnels. Afin de réaliser sa mission, l’INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau ainsi que celles des patients et des bénéficiaires. Il rassemble les savoirs et les savoir-faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l’amélioration des soins et des services à la population.

Sommaire des responsabilités
Sous la responsabilité de la directrice de l’évaluation et du soutien à l’amélioration des modes d’intervention – services sociaux et santé mentale par intérim, le titulaire du poste réalise un ensemble de tâches de soutien administratif pour assurer la bonne marche de la direction. À ce titre, il soutient les adjointes à la directrice, les coordonnateurs scientifiques et les professionnels dans l’ensemble du processus de production scientifique et la logistique de l’ensemble des mandats.

Responsabilités spécifiques
• Soutient les adjointes à la directrice et les professionnels dans la réalisation de leur mandat (préparation de documents, relecture, correction, mise en page, etc.)
• Veille à la logistique des rencontres des membres de l’équipe avec les partenaires internes et externes (validation des disponibilités, convocations, préparation des documents)
• Assiste à certaines réunions, effectue la prise de notes et rédige les procès-verbaux ou comptes rendus, lorsque requis
• Développe et met en place, de concert avec la technicienne de la direction, un système de classement et de tenue des fichiers de travail
• Assure l’inscription des coordonnateurs et des professionnels aux activités extérieures et aux réservations d'hébergement et de transport, le cas échéant
• Reçoit et assure le suivi des communications téléphoniques, écrites et électroniques
• Assure les tâches liées au bon fonctionnement de l’équipe (réclamation des dépenses, réponses aux demandes courantes d’information, etc.)
• Collabore avec les autres directions dans la préparation d’activités ou de divers dossiers
• Prépare les envois massifs de correspondance selon les demandes
• Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat
 
Exigences :
• Détient un diplôme d’études secondaires. Un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou un diplôme d’études collégiales complété avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée constitue un atout
• Un minimum de trois années d’expérience dans un poste similaire, dont deux ans d’expérience dans le réseau de la santé et services sociaux
• Toute autre combinaison de formation et d’expérience pourrait être considérée
• Une excellente maîtrise du français

Connaissances en informatique
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’Outlook
• Connaissance de visioconférence et de Microsoft Teams
• Connaissance du logiciel de références End note (souhaitable)
• Intérêt particulier pour l'apprentissage des outils bureautiques utilisés par l'équipe (intranet, logiciel de planification d’événements Doodle, application de réservation des sites de visioconférence, logiciel de gestion de projet, etc.)

Profil recherché
• Initiative, sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à créer et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses
• Bon jugement, rigueur et créativité
• Faire preuve de discrétion
• Dynamisme et capacité d’adaptation
• Bonne gestion personnelle du stress et capacité de travailler sous pression
• Polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément)

Atouts
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit

Autres renseignements
• Le titulaire pourrait être autorisé à travailler en tout ou en partie en télétravail, ces modalités demeurant à déterminer en fonction de l’analyse de divers éléments, notamment :
- la disponibilité d’espaces de bureau localisés à l’intérieur d’un rayon de 50 kilomètres du lieu de résidence du titulaire
- la présence de collègues de l’équipe immédiate de celui-ci
- les connaissances et le profil du candidat requis
• Le titulaire doit être en mesure de se présenter physiquement, à la demande de l’employeur, dans l’un des bureaux gouvernementaux au Québec identifié par l’employeur
• Le titulaire autorisé à effectuer du télétravail aura la responsabilité de prendre les mesures ou les moyens requis afin que ses conditions d’exercice à domicile lui permettent d’offrir une prestation de travail satisfaisante, notamment au moyen d’un environnement de travail adapté et sécuritaire et d’une connexion Internet suffisamment puissante
• L’ensemble de ces modalités seront déterminées au moment de la sélection finale du candidat retenu
• Les bureaux de l’INESSS sont situés au 2535, boulevard Laurier, 5e étage à Québec et au 2021, avenue Union, 12e étage à Montréal
• Cet emploi pourrait contribuer à la vitalité de nos régions


Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae et une lettre de motivation à la Direction des services administratifs, du secrétariat général et des communications, secteur des ressources humaines, en précisant le numéro de référence BUR-2021-01 (courriel : drh@inesss.qc.ca) avant 16 h 30, le 7 février 2022.


Veuillez noter que le masculin désigne ici à la fois les hommes et les femmes et que son emploi vise uniquement à faciliter la lecture de ce texte.

L'Institut national d'excellence en santé et en services sociaux souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles et ethniques à présenter leurs candidatures. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si nous communiquons avec vous relativement à une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez nous faire part de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises afin de vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptations seront traités confidentiellement.

Contact
Virginia Lau, technicienne principale en administration
Secteur des ressources humaines
Direction des services administratifs, du secrétariat général et des communications
Institut national d'excellence en santé et en services sociaux
2021, avenue Union
Montréal (Québec) H3A 2S9
Tél : 514-873-2563 p78495
Télécopieur :
Courriel : virginia.lau@inesss.qc.ca

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