| TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION (SECRÉTAIRE DE DIRECTION) - DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
24,21$ et 32,32$ |
Affichage : |
du 27 janvier 2023
au 27 avril 2023 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Description complète du poste
Le CISSS des Laurentides recherche un(e) Technicien(ne) en administration- Secrétaire de direction pour la région de Saint-Jérôme, au 290, rue de Montigny, St-Jérôme.
En collaboration avec le directeur adjoint des services techniques, la personne effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction adjointe.
Elle assure le suivi des décisions du directeur adjoint auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle est appelée à assister le directeur adjoint dans les dossiers organisationnels ou plus particuliers.
Responsabilités spécifiques:
· Assiste le directeur adjoint dans les mandats qui lui sont confiés;
· Appuie de manière administrative le travail du directeur adjoint;
· Assure une étroite collaboration avec l’attachée de direction;
· Gère l’agenda du directeur adjoint;
· Assure un rôle de vigie dans la gestion et le suivi des courriels du directeur adjoint en préparant les réponses aux courriels pour lesquels elle détient l’information, ou en collectant l’information et en veillant à ce que les suivis soient effectués en temps opportun;
· Assure la logistique des réunions (planification, organisation, coordination, appareils technologique nécessaire aux réunions, envoie les invitations pour les réunions, effectue les réservations de salle);
· Assure la logistique des réunions (planification, organisation, coordination, appareils technologique nécessaire aux réunions, envoie les invitations pour les réunions, effectue les réservations de salle)
· Prépare les ordres du jour et la documentation requise avant les réunions;
· Assiste aux réunions identifiées par son supérieur afin de prendre des notes, rédige des comptes rendus et les procès verbaux.
· Rédige l’ébauche de divers écrits (états de situation, correspondances ministérielles, notes de service, etc.);
· Produit des documents, des lettres, des présentations, des rapports et des rapports graphiques qui exigent une connaissance approfondie des logiciels: Excel avancé, Words avancé, Visio, etc;
· Assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés en respectant l'échéancier;
· Veille à la tenue des systèmes de classement, la confidentialité, l'intégrité et la gestion des documents;
· Organise les déplacements de son supérieur et voit au remboursement des frais encourus;
· Approuve les feuilles de temps et les comptes de dépenses des employés relevant du directeur adjoint;
· Répond aux appels téléphoniques internes et externes;
· Communique avec la clientèle interne et externe lorsque requis;
· Réalise tout autre mandat demandé par le supérieur immédiat et qui s’inscrit dans ses compétences professionnelles;
· Assure le suivi du PCENMM (volet non médical et mobilier);
· Inscrit des projets dans le système Actifs+ Réseau;
· Assure la logistique des demandes en PCENMM (approvisionnements, comptabilité, etc.);
· Traite la facturation des fournisseurs externes et assure le suivi auprès des directions concernées;
· Effectue les commandes de fournitures de bureau du service;
· Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat;
Processus de qualification:
Word débutant et intermédiaire
Excel débutant et intermédiaire
Français avancé
Power Point
40 mots/minutes
Test de connaissances
Habiletés
Excellente maîtrise de la langue française
Bonne connaissance de l'anglais
Maitrise de de la suite Office (Word et Excel niveau avancé, Visio, Outlook et Powerpoint)
Capacité de mener simultanément plusieurs dossiers en effectuant les suivis appropriés et aptitude marquée en gestion des priorités et de l’organisation du travail, sens de l’organisation, rigueur (souci du détail) et bonnes méthodes de travail
Excellente capacité de rédaction
Bonne gestion du stress et capacité de travail sous pression
Esprit d’analyse et de synthèse
Gestion orientée vers la clientèle et les résultats
Capacité d’initiative et d’innovation
Leadership mobilisateur
Habiletés démontrées en matière de communication
Capacité à composer avec les situations délicates
Excellentes capacités relationnelles, collaboration et travail d’équipe
Disponibilité et flexibilité
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Salaire : 24,21$ à 32,32$ par heure
Avantages :
Assurance Dentaire
Assurance Invalidité
Assurance Maladie Complémentaire
Assurance Vie
Assurance Vision
Congés de Vacances et Compensatoires
Programme d'Aide aux Employés
REER Collectif
Régime de retraite
Stationnement sur place
Tenue Décontractée
Horaires de travail :
Du Lundi au Vendredi
Quart de jour
Expérience:
administration: 1 an (Souhaité) |
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| Exigences : |
Exigences:
Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent.
OU
Détenir un Baccalauréat
OU
Un certificat universitaire
OU
Une Attestation d'Études Collégiales (AEC) dans une discipline appropriée et pertinente à la fonction reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport.
Doit détenir un minimum de cinq (5) années d’expérience en secrétariat, dont trois (3) auprès d’un cadre supérieur dans les cinq (5) dernières années. |
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