| SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS-DIRECTION DES SERVICES MULTIDISCIPLINAIRES |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
25,07$ et 46,30$
(4389209598) |
Affichage : |
du 22 mars 2023
au 12 avril 2023 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Responsabilités et attributions de gestion spécifiques :
• Agir à titre de personne-ressource et interagir pour toute question relative à l’exploitation des bases de données et autres applications informatiques;
• Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction, faire le suivi des échéanciers, acheminer aux personnes concernées la correspondance pertinente et soumettre, au moment opportun, les dossiers à la directrice des services multidisciplinaires;
• Colliger, vérifier, analyser, contrôler et préparer des registres de données de nature clinique et administrative pour la Direction des services multidisciplinaires;
• Compiler des statistiques, effectuer des recherches relatives à des rapports spécifiques dans diverses bases de données et rédiger des rapports;
• Produire et créer différents tableaux de nature complexe;
• S’assurer de la mise en application des mandats et projets spéciaux de la Direction des services multidisciplinaires;
• Assurer le suivi des cibles de performance identifiées par sa direction, telles que l’efficience, la qualité, la gestion des risques et des plaintes, la gestion clinique et administrative;
• Identifier et développer des tableaux de bord de direction en lien avec les indicateurs concernant les activités cliniques et administratives de la direction et implanter un modèle opérationnel pour soutenir les gestionnaires dans la mesure des indicateurs spécifiques à leur secteur d’activités;
• Assurer la mise à jour et le suivis des différents dossiers en lien avec la salle de pilotage de la DSM.
Attributions reliées à la budgétisation, à la performance et aux ressources matérielles
• Participer au processus de définition des objectifs financiers et de performance de sa direction;
• Superviser la préparation des données budgétaires et recueillir l’information auprès des gestionnaires de sa direction;
• Élaborer et mettre, en collaboration avec les gestionnaires de la direction et les partenaires internes, en place un processus de suivi d’indicateurs qualitatifs de performance et définir les tableaux de bord de gestion informatisés en conséquence;
• Contribuer à la définition des indicateurs de performance dont ceux reliés à la performance financière et clinique, à la satisfaction de la clientèle, à l’accessibilité aux soins et aux services, à la sécurité et à la qualité des soins et des services offerts, et bien d’autres;
• Effectuer toute analyse financière de coût, de performance et de systèmes existants utilisés et assister la direction dans la préparation de documents à caractère financier;
• Évaluer les impacts financiers des projets d’intégration ainsi que des projets de développement sur le budget de fonctionnement de sa direction;
• Assurer la responsabilité du développement et l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés, coordonner la réalisation et s’assurer de l’obtention des résultats;
• Établir un processus de gestion et d’uniformisation des ressources matérielles utilisées et s’assurer d’une utilisation judicieuse et efficiente de ces ressources au sein de la Direction des services multidisciplinaires.
Attributions reliées à la gestion de la chaîne logistique
• Mettre en place un programme de contrôle de qualité au niveau des ressources matérielles;
• Supporter le personnel de la direction dans l’utilisation du système d’information de gestion des ressources matérielles.
Attributions reliées à la gestion du mécanisme d’accès aux plateaux techniques et services professionnels:
• S’assurer du suivi du mécanisme d’accès en chirurgie et des listes d’attente (GAP-ADT - SGAS), hémodynamie, et imagerie médicale, secteurs professionnels;
• Établir en collaboration avec les différentes directions et services un système de surveillance lui permettant d’être informé, dès qu’il est connu, de tout événement susceptible d’évoluer vers une situation où l’accès aux services serait compromis;
• S’assurer, à partir des orientations, objectifs et priorités du CISSS Montérégie-Centre, avec l’équipe de la direction et en partenariat avec les intervenants, de planifier, d’organiser et de diriger les démarches pour la mise en place de la gestion intégrée de l’accès;
• Contribuer de façon proactive aux analyses nécessaires pour poser un diagnostic lors de pénurie ou de problématique reliée aux services de la direction;
• Proposer des solutions dans les situations où l’accès requis à ces services est compromis pour garantir un accès équitable aux services.
Attributions reliées la la gestion de la productivité
• S’assurer de la compilation des statistiques, analyse périodiquement les rapports et faire la transmission et les recommandations à la directrice des services multidisciplinaires;
• S’assurer de l’exactitude des données statistiques essentielles demandées par le MSSS et le CISSS Montérégie-Centre;
• Rédiger et transmettre tous les rapports aux diverses personnes concernées (statistiques, études diverses, rapports annuels du département, etc.) reliés à la Direction des services multidisciplinaires.
Attributions reliées à la gestion de projets et à la révision des processus:
• Planifier, supporter et assurer les suivis reliés aux différents projets d’amélioration en cours au sein de la direction;
• Participer aux collectes de données et d’information pertinentes au projet;
• Procéder à l’analyse des processus en place, les documente et les illustre à l’aide des différents outils disponibles;
• Rechercher et identifier les meilleures pratiques, proposer des changements ou correctifs pour améliorer et optimiser les processus en place;
• Supporter les gestionnaires dans la mise en place des indicateurs de performance des processus;
• Développer les initiatives nécessaires à l’amélioration de l’efficacité;
• Participer à diverses analyses coûts/bénéfices des projets dans un contexte d’amélioration de la performance et de l’efficience des secteurs;
• Supporter les gestionnaires dans la mise en place des divers plans d’action élaborés;
• Assurer l’atteinte des objectifs de la direction en proposant des méthodes de fonctionnement optimales;
• Partager ses connaissances avec les membres de la direction et au sein de l’établissement.
Responsabilités et attributions de gestion générales
Les responsabilités de gestion spécifiques à la personne titulaire de ce poste sont réalisées selon son domaine de compétences et selon l’autorité qui lui est déléguée :
• Rédiger, analyser et présenter divers rapports concernant les activités de planification et soumettre ses recommandations à la directrice des services multidisciplinaires;
• Maintenir opérationnel un système de gestion permettant l’atteinte des objectifs convenus, la transmission de l’information, l’amélioration de la production et l’application des mesures, s’il y a lieu;
• Proposer, en fonction des objectifs convenus, les principes directeurs et les processus de gestion et de développement qui lui sont spécifiques et en faire les recommandations à la directrice des services multidisciplinaires;
• Participer activement à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils de gestion essentiels à la saine administration conformément aux valeurs et aux orientations de la Direction des services multidisciplinaires;
• Initier et maintenir un processus de révision des plans d’action permettant leurs ajustements continus;
• Recueillir, analyser et diffuser les différentes données statistiques;
• Participer et voir à l’élaboration, l’application et l’évaluation de projets de développement;
• Développer et assurer le suivi de la mise à jour de la méthodologie pour l’évaluation de la productivité de la Direction des services multidisciplinaires;
• Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord de la Direction des services multidisciplinaires |
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| Exigences : |
| Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée. |
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