| SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(DEV-P-2324-0076A) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
25,07$ et 46,30$ |
Affichage : |
du 21 novembre 2023
au 2 décembre 2023 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Le/la titulaire du poste analyse les besoins, assure la conception et applique des techniques professionnelles dans le domaine des méthodes et systèmes administratifs afin d’améliorer la prestation des services.
Ce poste soutiendra l'équipe de direction et plus particulièrement le service administratif.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES
Relevant du chef de service de pharmacie ou d'un gestionnaire désigné par ce dernier, le titulaire est membre de l'équipe administrative du service de pharmacie. Il analyse les besoins, développe et fournit des techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs afin d'améliorer le fonctionnement administratif du service de pharmacie. Les fonctions incluent aussi :
• Collabore avec son supérieur à la préparation du budget;
• Analyse les propositions de planification budgétaire, prépare les différents documents budgétaires et les étale sur les 13 exercices financiers;
• Effectue le suivi budgétaire;
• Analyse et informe son supérieur des résultats financiers périodiques;
• Propose et conçoit des outils d'analyse des écarts. Réaliser le rapport de contrôle budgétaire périodique;
• Assiste aux rencontres financières avec la direction des ressources financières et la direction des services professionnels avec son supérieur;
• Répond aux questions du répondant financier et du service comptable;
• Obtient les données nécessaires à l'analyse et à la production des différentes étapes de la fin d'exercice financier;
• S'assure de l'exactitude des données et de la documentation appropriée du dossier;
• Propose, conçoit et assure l'utilisation rigoureuse d'un journal de bord du pharmacien selon les procédures établies;
• Assure le suivi des registres des titulaires de postes réguliers et temporaires et tient à jour le carnet de postes;
• Collabore à l'élaboration d'un plan de formation des ressources humaines et tient le registre de formation;
• Collabore au développement de programmes d'intégration pour les nouveaux employés dans les différents secteurs du département de pharmacie;
• Gère les besoins des employés en matière de locaux, cartes d'accès, clés, sarraus, téléavertisseurs, chaussures de sécurité, autres outils et s'assure que les différents registres sont tenus à jour;
• Prépare les demandes d'immobilisations, les soumet à son supérieur immédiat et s'assure que les coûts et devis sont respectés;
• Contribue au fonctionnement opérationnel quotidien efficace et efficient et à l'administration générale de la gestion des médicaments selon les directives de son superviseur et contribue à la « gestion de projet administratif » des politiques, des informations, des dossiers, des actions et des réunions ;
• Collabore à l'identification des besoins à court, moyen et long terme des ressources financières, humaines et matérielles du département de pharmacie;
• Contribue à la logistique et à l'atteinte des objectifs d'enseignement et de recherche du Département de pharmacie;
• Contribue à la logistique et à l'atteinte des objectifs des soins pharmaceutiques et des services d'accompagnement.
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| Exigences : |
Formation :
• Baccalauréat en administration, en lettres et sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline pertinente.
Expérience :
• Cinq (5) années d'expérience dans un contexte administratif ou de gestion;
• Expérience dans un département de pharmacie d'un établissement de santé est un atout;
Connaissances et aptitudes :
• Connaissance des méthodes et techniques administratives, de la gestion budgétaire, de l’analyse de données et de la production de rapports;
• Connaissance et expérience des systèmes et bases de données de gestion de l’information;
• Connaissance du réseau du MSSSQ ainsi que des lois et règlements applicables à un conseil ou un établissement régional, un atout;
• Connaissance de la culture et de la langue cries ainsi que des problèmes sociaux et de santé dans la communauté d’Eeyou Istchee, un atout.
• Capacité de déceler et d’analyser les besoins d’un système administratif;
• Bons antécédents éprouvés des systèmes administratifs dans un cadre de services à l’organisation;
• Excellent entregent, sens du leadership et bon esprit d’équipe fondé sur le respect;
• Excellentes capacités de communication, tant à l’écrit que lors d’exposés;
• Excellentes capacités rédactionnelles et expérience en rédaction de procès-verbaux;
• Solide connaissance d’applications de bureau;
• Méthodique, organisé(e), capable de gérer de nombreuses tâches à la fois et de travailler sous pression;
• Excellentes aptitudes à la pensée critique, à la planification et à la prise de décisions.
LANGUES
• Maîtrise de l’anglais;
• La maîtrise de la langue crie et du français est un atout.
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