| ADJOINT OU ADJOINTE À LA DIRECTION (COMMISSARIAT AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES) |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
26,26$ et 32,86$ |
Affichage : |
du 22 août 2025
au 2 septembre 2025 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Cet affichage est réservé aux employés travaillant dans l'un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024
Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.
Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions de la personne qu'elle assiste auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
Elle assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.
Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.
Sous l’autorité du commissaire aux plaintes et à la qualité des services, la personne titulaire de ce poste a comme principale responsabilité de soutenir celui-ci ainsi que les commissaires adjoints aux plaintes et à la qualité des services dans le cadre de leurs fonctions.
Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe reliés à la gestion des ressources humaines, financières, informationnelles et matérielles, lesquels nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés au CPQS. Elle assure le suivi des décisions du commissaire auprès du personnel, des partenaires, des directeurs et des gestionnaires concernés.
Responsabilités générales :
Assiste le commissaire adjoint dans les mandats qui lui sont confiés;
Offre du soutien à la technicienne en administration dans la réalisation de ses tâches;
Planifie et organise les divers événements du CPQS et en assure le bon déroulement;
Effectue les recherches, compile les données et prépare des documents qui seront remis aux directeurs, gestionnaires et aux divers comités, pour étude, analyse et suivi, s’il y a lieu;
Gère les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, dirige les appels et assure les suivis nécessaires;
Gère l’agenda du commissaire adjoint (fixe et déplace les rendez-vous en tenant compte des priorités);
Reçoit et traite le courrier (électronique et postal) du commissariat, en prend connaissance, obtient les renseignements requis et procède aux réponses complémentaires, l’achemine à qui de droit et assure le suivi. Se charge des questions relevant de ses attributions et rédige sous sa signature la correspondance en réponse à des demandes courantes;
Prépare, corrige et achemine la correspondance en collaboration avec le commissaire et en assure la qualité grammaticale;
Coordonne et assure la supervision, la couverture constante et la répartition des tâches administratives du secrétariat du CPQS;
Collabore au processus d’appréciation des agentes administratives du CPQS;
Établit les priorités reliées à l’organisation quotidienne du travail administratif du CPQS;
Effectue les liens avec le comité de révision au nom des médecins examinateurs;
Effectue la mise à jour sur Intranet du bottin téléphonique pour tout le personnel du CPQS;
Assure en continu la mise à jour des documents structurants et des procédures de fonctionnement du service.
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| Exigences : |
Formation générale
Doit détenir un :
DES (diplôme d'études secondaires complété) en secrétariat ou
DEP (diplôme d'études professionnelles) en secrétariat ou
DEC (diplôme d'études collégiales) en bureautique
Connaissances :
Excellente connaissance de la langue française;
Connaissance de la langue anglaise (parlée et écrite), un atout;
Connaissances générales d’Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Compétences et habiletés :
Professionnalisme et courtoisie;
Respect de la confidentialité;
Sens de l’organisation et des priorités;
Initiative, autonomie et savoir-être;
Orientation client;
Rigueur;
Capacité de travailler sous pression;
Excellente expression orale;
Excellente capacité de rédaction et esprit de synthèse;
Facilité à travailler en équipe.
Autres :
Connaissance des outils informatiques pertinents au bureau du Commissariat aux plaintes et à la qualité des services un atout.
Doit avoir réussi les tests suivants :
Word avancé;
Français avancé;
Excel, intermédiaire;
Production de la correspondance;
PowerPoint intermédiaire;
Compte rendu.
Port d’attache : 25-plaintes , 100 rue Grenier Charlemagne.
Horaire : du lundi au vendredi, 8h00 à 16h00, horaire hybride entre présentiel et télétravail.
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