| TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION -SERVICES TECHNIQUES -CHAMPLAIN-DE-GOUIN |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(Technicien(ne) en administration -Services techniques -Champlain-de-Gouin) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
2 638,00$ et 3 522,00$ |
Affichage : |
du 28 novembre 2024
au 17 décembre 2024 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Le Groupe Champlain Inc. est un regroupement de treize (13) centres d'hébergement privés conventionnés situés dans plusieurs régions du Québec. Plus que jamais, le Groupe Champlain entend devenir la référence première au Québec reconnue pour son humanité et l'excellence opérationnelle de son continuum de services.
Description :
Sous la responsabilité de la coordonnatrice des services techniques, vous supporterez votre supérieure immédiate dans l'ensemble des activités reliées à la gestion des ressources financières et matérielles, de l'approvisionnement, à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l'analyse de données.
De façon plus spécifique, la personne est responsable des activités suivantes :
1. Volet administratif
-Responsable de la boîte courriel générique des services techniques et assure les suivis des besoins qui en découlent ;
- Maintenir à jour diverses listes d'intervenants et en assurer la diffusion auprès des équipes internes et externes ;
-Assurer un contrôle de qualité dans la production de documents administratifs présentés au nom de la direction ;
-Assurer la préparations des comités des services techniques et immobiliers auprès du gestionnaire responsable (céduler la réunion TEAMS, ordre du jour, documents référentiels à diffuser);
-Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions et en assurer la diffusion auprès des parties impliquées ;
-Assurer la rédaction de note de service ou communiqué interne ;
- Contribuer à l'élaboration, à l'application et à la mise à jour des politiques et procédures de la direction des services techniques et de l'hôtellerie ;
- Supporter les plans de formation des équipes techniques par la production de présentations Powerpoint ;
- Supporter l’équipe de la DST dans les étapes préparatoires en vue de l’Agrément ;
-Maintenir l’inventaire de la fourniture de bureau et en assure les commandes ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes, à la demande du supérieur immédiat.
2. Volet équipement
- Participer à la planification et priorisation des achats annuels d'équipements ;
- Assurer la gestion budgétaire des achats d’équipements selon les politiques et procédures établies, notamment celles du MSSS en matière d’achats d’équipements médicaux et non-médicaux ;
- Travailler en étroite collaboration avec le service des approvisionnements, les coordonnateurs de site et les chefs d'installation dans le processus d'acquisition et de disposition des équipements ;
-Cueillette des spécifications techniques et soumission ;
- Émission des requêtes d'immobilisation pour fin de communication à l’approbation et ultimement à l’approvisionnement ;
- Tenir à jour le registre des requêtes ;
-Suivre les dépenses d'achat d'équipements (CAPEX, PCEM, PCENM) ;
-Supporter les Finances dans la corrélation des dépenses à réclamer au MSSS.
3. Volet maintenance
-Travailler en étroite collaboration avec les équipes de la maintenance dans le but de maintenir à jour de la GMAO (Intéral) ;
-Produire les étiquettes d’identification Intéral et en assurer la diffusion en installation ;
-Assurer le retrait, l’ajout et modification des équipements dans le système de la GMAO ;
-Produire les statistiques trimestrielles et en assurer la diffusion aux chefs des installations matérielles
-Maintenir un registre de statistiques ;
-Au besoin, rédaction de bon de commande pour les besoins des chefs des installations matérielles.
4. Volet immobilier
Travailler en étroite collaboration auprès des conseillers en bâtiment, chargés de projets externes et professionnels pour la division immobilière :
-Rédaction contractuelle des services professionnels ;
- Rédaction des bon de commande pour les chantiers ;
-Tenir à jour le registre des contrats ;
-Rédiger les requêtes d’immobilisation pour fins d’approbation auprès du gestionnaire responsable ;
-Tenir le registre des requêtes d’immobilisations ;
-Supporter les conseillers et chargés de projets externes dans la recherche de plans d’archive requis par les professionnels ;
-Maintenir le registre d’inventaire des plans numérisés ;
-Supporter les conseillers et chargés de projets externes dans la saisie des documents d’appels d’offres (contrôle de qualité et respect des protocoles établis) ;
- Accompagner les conseillers et chargés de projets lors de l’ouverture des soumissions ;
- Assurer la numérisation des soumissions pour fins de communication aux professionnels ;
- Assurer l’archivage de tous les courriels relatifs aux chantiers en cours ;
- Archiver toutes les demandes de changement des chantiers ;
- Contre-valider les valeurs contractuelles attribuées aux ordres de changement, selon les protocoles établis, et pour fins d’approbation auprès du gestionnaire responsable ;
-Diffuser l’ordre de changement autorisé au conseiller bâtiment ou chargé de projets externes ;
-Contre-valider les demandes de paiement transmises par les conseillers et chargés de projets ;
-Codifier et saisir au suivi budgétaire toute facture recommandée par les conseillers et chargés de projets externes ;
-Signaler tout dépassement budgétaire aux conseillers bâtiment et chargés de projets externes dans le but d’entamer des actions ;
-Analyser, codifier, saisir aux projets, la facturation mensuelle des chargés de projets externes ;
- Remettre l’ensemble de la facturation pour des fins d’approbation au gestionnaire responsable ;
- Numériser l’ensemble de la facturation issue des chantiers et en assurer la diffusion au registre de la comptabilité pour des fins de réclamations ;
- Communiquer la facturation aux payables ;
- Supporter les Finances dans la corrélation des dépenses à réclamer au MSSS.
5. Volet plan des mesures d’urgence
-Compléter le registre des rapports d'incidents ;
-Archiver les rapports d’incidents selon les protocoles établis ;
-Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires dans la mise à jour des procédures ;
-Supporter la rédaction des guides d’urgences techniques.
-Effectuer toutes autres tâches connexes, à la demande de sa supérieure immédiate.
Mêmes conditions de travail et avantages sociaux que dans le réseau public de la santé. Régime de retraite et d'assurances collectives bénéfiques ; Quatre (4) semaines de vacances après un (1) an de service ; Treize (13) congés fériés par année. |
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| Exigences : |
Faites carrière chez nous! Le Groupe Champlain est un milieu où l'ensemble du personnel est fier de travailler.
Exigences :
Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.
Maîtrise des logiciels de la suite Office
Aisance et rigueur en gestion budgétaire - requis
Connaissance de la gestion de la maintenance assisté par ordination (GMAO) – un atout
Connaissance du domaine de la Construction – un atout
NB : Tout diplôme obtenu à l'étranger doit avoir fait l'objet d'une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. Prière d'inscrire le résultat de l'évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue. Le Groupe Champlain applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi concerné afin de faciliter l'étude de leur candidature. |
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