| SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS (SPA) - BUREAU DE LA DIRECTION GÉNÉRALE REQ25-3977 |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
(non applicable) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
28,02$ et 51,76$
(selon expérience) |
Affichage : |
du 27 octobre 2025
au 15 novembre 2025 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
*** Concours réservé au personnel du réseau de la santé ***
Au sein de l’équipe de la Direction générale, la personne spécialiste en procédés administratifs, est appelée à assister l’équipe tant dans l’organisation quotidienne des activités de la direction que dans les dossiers particuliers à la gouvernance de l'établissement ou autres dossiers stratégiques. La personne titulaire du poste coordonne l’ensemble des activités reliées au conseil d’administration d’établissement (CAÉ) du CISSS de Laval ainsi que d’autres comités de gouvernance sous sa responsabilité, en étroite collaboration avec les cadres et hors cadre de la Direction générale. Elle assure le suivi de dossiers spécifiques et complexes reliés à ces hautes instances stratégiques qui commande des responsabilités importantes et légales.
DÉTAIL DES FONCTIONS
Assister les hors cadre, les adjoints cadre et les attachés de direction dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés;
Préparer les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions, assiste aux réunions, rédige le compte rendu et coordonner les suivis des comités sous sa responsabilité : CAÉ, Comité de direction, Comité interdisciplinaire d’évaluation des trajectoires et de l’organisation clinique (CIETOC), Comité d’analyse des demandes de financements aux fondations, etc.,
Planifier les rencontres à l’agenda et assurer la logistique relative au bon fonctionnement des comités sous sa responsabilité
Produire des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
Concevoir des documents stratégiques à l’aide de divers outils et logiciels (sommaires exécutifs, présentation, tableau, graphiques, organigrammes);
Effectuer l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.;
Participer à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités, elle peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politique de la direction;
Soutenir la mise en place et le maintien de la salle tactique de la direction;
Contribuer à l'amélioration continue des pratiques en garantissant le respect des standards de qualité et de rigueur dans l'ensemble des activités de la Direction générale;
Générer une atmosphère de coopération et de confidentialité;
Collaborer à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel;
Appliquer les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat;
Remplace des membres de l’équipe au besoin lors d’absences et de vacances.
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Conseil d’administration d’établissement (CAÉ) ET comités sous sa coordination :
Planifie, organise et coordonne les séances du conseil d’administration d’établissement :
Élabore les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux;
Rédige les sommaires exécutifs/Résolutions et élabore ou révise certains documents déposés de façon rigoureuse ;
Assiste aux séances à titre de secrétaire d’assemblée;
S'assure de maintenir à jour la gestion documentaire ;
Effectue le suivi des décisions rendues et des actions prises auprès des directeurs de la haute direction;
Planifie et organise les activités et comités du conseil d’administration d’établissement;
Assure le suivi des communications entre le président, les administrateurs et toute autre personne liée aux activités du conseil d’administration d’établissement;
Assure la mise à jour des informations concernant le CAÉ sur le site Internet et Intranet du CISSS de Laval;
Gère la correspondance du CAÉ et en assure le suivi;
Veille au bon fonctionnement des activités des comités du conseil d’administration d’établissement. |
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| Exigences : |
Scolarité
Doit posséder un baccalauréat dans un secteur d'activité connexe à la fonction OU un baccalauréat dans un secteur d'activité non connexe pourrait être considéré si jumelé à une expérience pertinente à la fonction du secteur, qui sera évaluée et reconnue par le service de la dotation.
Expérience
Doit posséder au minimum 5 années d’expérience pertinente en secrétariat auprès d’un cadre de niveau supérieur. Excellente capacité de rédaction de documents de nature courante, de comptes rendus de réunion et procès-verbaux;
Expérience professionnelle de cinq (5) ans dans la coordination des activités administratives d’un conseil d’administration constitue un atout;
Compétences professionnelles :
Maîtrise parfaite de la langue française et habiletés rédactionnelles supérieures (Test de Français 70%)
Être apte à utiliser efficacement la suite Office, notamment les logiciels Word, Excel, Access, PowerPoint et Planner ;
Gestion axée sur les résultats et la performance;
Capacité d’analyse et esprit de synthèse;
Habiletés en analyse d'affaires et en développement et maintien de tableaux de bord;
Habiletés d’adaptation, de communication et facilité à travailler en équipe;
Autonomie et sens de l’innovation;
La discrétion, la confidentialité et la qualité des relations interpersonnelles constituent un aspect important de cette fonction
Initiative, Sens des priorités et des responsabilités
Professionnalisme, jugement, bonne gestion du stress
Flexibilité dans l’horaire de travail
Le titre d’emploi octroyé ainsi que l’échelle salariale applicable seront déterminés en fonction du dernier niveau de scolarité complété et des années d’expérience.
Condition d’emploi
Télétravail permis une journée semaine (à coordonner avec l’équipe administrative de la Direction générale)
Veuillez faire parvenir votre candidature en ligne sur notre site Web en cliquant sur le lien suivant :
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