| TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION - PLANIFICATION DES EFFECTIFS |
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| Statut : |
Temps complet |
Durée : |
14 jour(s) |
| Salaire : |
Taux horaire entre
27,75$ et 37,04$ |
Affichage : |
du 27 avril 2026
au 11 mai 2026 |
| Quart : |
jour |
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| Mandat : |
Le CHSLD Providence–Saint-Joseph et le CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes sont des milieux de vie. Par conséquent, le personnel se doit de collaborer activement à l'approche milieu de vie en accompagnant la personne hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie. La personne titulaire du poste doit démontrer, de façon constante, un comportement adéquat à un milieu confessionnel et adopter les attitudes et comportements correspondant aux valeurs organisationnelles : Justice, Excellence, Compassion, Respect de la vie, Imputabilité.
La personne titulaire du poste effectue des travaux reliés à l’organisation du travail et à la
planification de l’exécution des travaux complexes à caractère administratif, en faisant la cueillette
et l’analyse de données, particulièrement au niveau de la gestion de la liste de rappel.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Gestion des accès:
▪Assure la création, la modification et la désactivation des accès dans Logibec selonles besoins organisationnels;
▪Effectue une vigie proactive des accès pour garantir la conformité et la sécurité desdonnées;
▪Traite toutes les demandes d’ajout ou de modification d’accès en respectant les délaiset les procédures établie;
▪Produit des rapports, tableaux et autres documents informatiques liés à la gestion desaccès, à la demande de son supérieur immédiat.
Gestion des disponibilités:
▪Responsable de la réception, de la validation et de la saisie des disponibilités dupersonnel;
▪Veille au respect des échéanciers pour les dépôts ou modifications de disponibilités;
▪Transmet les disponibilités aux instances syndicales via Teams lors de la confectiondes horaires;
▪Met à jour les bases de données de disponibilités et assure leur exactitude;
▪Participe à l’amélioration continue des processus de gestion des disponibilités.
Liste de rappel:
▪Confectionne les horaires de travail du personnel syndiqué en fonction des besoins opérationnels;
▪Saisit les informations relatives aux radiations dans le système RH;
▪Planifie les périodes de changement de disponibilité et tient à jour les données du personnel inscrit sur la liste de rappel;
▪Reçoit, analyse et assure le suivi des demandes de remplacements (long terme) pour tous les motifs prévus à la convention collective;
▪Effectue les remplacements requis pour les absences long terme (plus de 5 ou 7 jours selon la convention) ;
▪À la demande des gestionnaires, modifie les canevas d’horaire des postes en fonction des besoins des services ;
▪Modifie les quotas d’effectif sur les unités selon les besoins exprimés par les gestionnaires;
▪Valide le traitement des manques à gagner et assure le suivi des corrections de paie ;
▪Transmet aux chefs de service et/ou aux coordonnatrices toute information pertinente au sujet du personnel;
▪Élabore et imprime périodiquement les rapports de suivis relativement aux refus d’affectation et aux non-respects de disponibilité du personnel de la liste de rappel ;
▪Fait les suivis de correspondances liées aux refus d’affectations et de non-respects de disponibilité avec le/la gestionnaire concerné(e) ;
▪Effectues-en continue une vigie du personnel requis pour répondre aux besoins des différents services et fait des recommandations d’embauche à son supérieur immédiat;
▪Maintien des communications harmonieuses avec les différents services de l’établissement.
Rôle chef d’équipe liste de rappel:
▪Supervise la qualité des activités du service de la liste de rappel ;
▪Vérifie la qualité des informations et des transactions au système d’information RH de la liste de rappel;
▪Assure la conciliation entre les relevés de présence et les horaires de travail, et ce, pour le traitement de la paie ;
▪Maintient à jour le calendrier de planification des horaires de travail ;
▪Maintient à jour tous les fichiers Excel et teams de l'équipe liste de rappel ;
▪Assure le suivi des actions décidées lors des SVO avec l’équipe ;
▪Répond aux questions des membres de l’équipe et les soutient dans leurs tâches ;
▪Informe les employés du fonctionnement de la liste de rappel (rôle d’intervenant pivot et de service à la clientèle) ;
▪Former les nouveaux membres de l’équipe sur les outils RH et les procédures de la liste de rappel ;
▪Informe son supérieur immédiat de tout problème au niveau de la liste de rappel.
Programmes organisationnels :
▪Maintient à jour et codifie les données au système d’information RH (Logibec);
▪Rédige et diffuse les notes de service et communiqués pour la direction RH;
▪Contribue aux discussions sur l’amélioration des processus de la gestion des horaires;
▪Fournit le support nécessaire à son supérieur immédiat dans la planification et la préparation des activités de reconnaissance pour le personnel.
Tâches administratives:
▪Effectue, au besoin, le classement;
▪Répond aux différents besoins des clients internes et externes en assurant un service à la clientèle de haute qualité dans le respect de la confidentialité;
▪À la demande du ou des gestionnaires, produit des rapports, des tableaux et autres documents informatiques;
▪Effectue le classement et s’assure d’épurer les dossiers en fonction des méthodes prescrites.
▪Accomplit toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat.
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| Exigences : |
Formation académique
Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou une attestation d’études collégiales (AEC) dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent.
Informations complémentaires
La réussite d’un test de français, Word et Excel est requise.
Expérience professionnelle
▪Un minimum de trois (3) ans dans un poste similaire en gestion des ressources humaines (atout).
▪Connaissance des logiciels de la Suite Microsoft.
▪Connaissance du progiciel Logibec RH.
▪Connaissance des conventions collectives nationales en vigueur dans le Réseau de la Santé et des Services sociaux pour les secteurs concernés par le poste.
Profil de compétences recherchées
▪Faire preuve d’entregent et être doté d’une très grande capacité d’écoute.
▪Capacité de synthèse et doté d’un bon jugement.
▪Capacité à prioriser les dossiers de façon proactive;
▪Capacité à travailler avec de courts échéanciers de réalisation;
▪Sens marqué pour la qualité de services au personnel.
▪Habileté à identifier les sources des problèmes et contribuer à les résoudre en apportant les correctifs nécessaires.
▪Capacité de prise de décision et de rigueur.
▪Sens aigu pour l’efficacité et l’utilisation optimale des ressources de l’établissement.
▪Habileté en communication et en relations humaines avec le personnel, les syndicats et les gestionnaires.
▪Être discret, diplomate et avoir une bonne capacité à organiser son travail.
▪Capacité de susciter l’adhésion du personnel et de promouvoir les valeurs, la philosophie et la culture de l’établissement. |
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